中裕冠集團(tuán)經(jīng)過(guò)了三十個(gè)年頭，目前已經(jīng)步入新征程，而我們的領(lǐng)航者、總舵手劉磊主席強(qiáng)調(diào)指出——員工是企業(yè)第一生產(chǎn)力。我從時(shí)間管理角度有些認(rèn)識(shí)和感悟：
在日常工作中，我們的員工常常會(huì)遇到這些問(wèn)題：感覺(jué)自己比誰(shuí)都忙，零碎的事情太多，工作越做越多，經(jīng)常加班；計(jì)劃趕不上變化，或計(jì)劃從未兌現(xiàn)過(guò)；臨時(shí)性工作較平繁，有時(shí)沒(méi)法專心干份內(nèi)的活；工作抓不住重點(diǎn)，也沒(méi)空去想何為重點(diǎn)；總無(wú)法說(shuō)“不”，因此總要打亂時(shí)間計(jì)劃。其實(shí)這些問(wèn)題的背后絕大部分是因?yàn)闊o(wú)法有效利用時(shí)間的因素所造成的，因?yàn)槿松q如一盤(pán)棋，坐在你面前跟你博弈的正是“時(shí)間”。而我們必須要正視時(shí)間具有的三大特質(zhì)：第一、時(shí)間無(wú)法用其他東西替代；第二、時(shí)間不能增減，富翁與窮人每天都是二十四小時(shí)；第三、時(shí)間無(wú)法儲(chǔ)存，無(wú)法像真實(shí)的物質(zhì)一樣可以存起來(lái)放著以后用。正是因?yàn)檫@三大特質(zhì)，所以時(shí)間是不受任何人掌控的，我們要發(fā)揮時(shí)間真正的效率和效益，就必須進(jìn)行有效的時(shí)間管理，充分利用每一分每一秒。
時(shí)間管理目標(biāo)：把時(shí)間用對(duì)。經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托在時(shí)間管理上運(yùn)用了二八原則，他認(rèn)為要把精力集中在最出成績(jī)的地方，也就是“好剛用在刀刃上。”只要你細(xì)心地總結(jié)一下，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)：你得到的80%的幫助來(lái)自于你20%朋友，與此同時(shí)，你投入的80%的精力卻只得到20%的收益。我們常常是把大多數(shù)時(shí)間和精力花在
并不很重要的地方。其實(shí)時(shí)間管理的目標(biāo)就是要把時(shí)間用對(duì)，去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域，集中精力解決少數(shù)重要問(wèn)題，而不是解決所有問(wèn)題，從而發(fā)揮最佳的效用，實(shí)現(xiàn)最好的結(jié)果。
怎樣做好時(shí)間管理：四象限法則。著名管理學(xué)家科維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要（第一象限）、重要但不緊急（第二象限）、緊急但不重要（第三象限）、既不緊急也不重要（第四象限）。這就是關(guān)于時(shí)間管理的“四象限法則”。
首先，第一象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類的事情具有時(shí)間的緊迫性和影響的重要性，無(wú)法回避也不能拖延，必須首先處理優(yōu)先解決。它表現(xiàn)為重大項(xiàng)目的談判，重要的會(huì)議工作以及領(lǐng)導(dǎo)交待的工作等，這些工作我們應(yīng)當(dāng)安排在每天的早上第一時(shí)間處理。都說(shuō)一日之計(jì)在與晨，早上通常是一個(gè)人一天中精力最旺盛、思維最活躍的時(shí)間段，這個(gè)時(shí)間段處理此類工作應(yīng)當(dāng)是最有效率的。如碰到客觀條件限制，無(wú)法在第一時(shí)間段處理這些工作，我們可以將這個(gè)時(shí)間段安排為做此類工作的準(zhǔn)備事項(xiàng)。
第二象限不同于第一象限，這一象限的事件不具有時(shí)間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對(duì)于個(gè)人或者企業(yè)的存在和發(fā)展以及周圍環(huán)境的建立維護(hù)，都具有重大的意義。未雨綢繆，這是我國(guó)古代的一個(gè)成語(yǔ)，它的意思是說(shuō)在下雨之前或者是不下雨的時(shí)候要先修繕?lè)课蓍T(mén)窗，以防備下雨的時(shí)候挨雨淋。未雨綢繆是對(duì)第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出現(xiàn)之前做好準(zhǔn)備，這就是制定計(jì)劃的原因。制定計(jì)劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。因此要學(xué)會(huì)怎么樣制定計(jì)劃，怎么樣做準(zhǔn)備。計(jì)劃、準(zhǔn)備、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等事情都是重要的預(yù)防或者是重要的儲(chǔ)備工作。
第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，認(rèn)為緊急的事情都顯得重要，實(shí)際上，像無(wú)謂的電話，附和別人期望的事，造成干擾的訪問(wèn)、信件、報(bào)告，某些常規(guī)會(huì)議等事件都并不重要。這些不重要的事件往往因?yàn)樗o急，就會(huì)占據(jù)人們的很多寶貴時(shí)間。
第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒(méi)有時(shí)間的緊迫性，沒(méi)有任何的重要性，這種事件與時(shí)間的結(jié)合純粹是在扼殺時(shí)間，是在浪費(fèi)生命，如發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊、游逛等事情。
綜上所述，四象限法則運(yùn)用的技巧在于首先不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火，當(dāng)?shù)诙笙奘虑樽龅枚嗔耍谝幌笙薜氖虑榫妥匀蛔龅蒙倭耍黄浯伪茸觥熬o急且重要的事情”更重要的是把重要的事變成緊急的事去做；第三勤于計(jì)劃。好記性不如爛筆頭，并學(xué)會(huì)分解大的計(jì)劃；最后盡量把每件事情一次性做對(duì)。通過(guò)時(shí)間管理四象限法則，將工作中林林總總的事件按重要性和緊急性的不同組合確定處理的先后順序，做到鵝卵石、碎石子、沙子、水都能放到罐子里去，從而達(dá)到時(shí)間管理的帕累托最優(yōu)，實(shí)現(xiàn)工作效率的最大提升，推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)力進(jìn)一步發(fā)展，這才是最終目的。
集團(tuán)開(kāi)發(fā)統(tǒng)籌部總監(jiān) 董建輝
2017年12月6日
